Εκδόθηκε ειδική εγκύκλιος με την οποία προβλέπονται πλέον τηλεσυνδιασκέψεις μεταξύ των φορέων και των υπηρεσιών του ευρύτερου δημόσιου τομέα.
Δεν πρόκειται για κάποιο τεχνολογικό θαύμα στον δημόσιο τομέα. Η τεχνολογία των τηλεσυνδιασκέψεων εφαρμόζεται περισσότερα από δέκα χρόνια. Όμως αναρωτιόμαστε. Πως είναι δυνατόν αυτό το κράτος που δεν μπόρεσε να χρησιμοποιήσει χαμηλού επιπέδου τεχνολογίες για να δημιουργήσει ένα site της προκοπής για κάθε δημόσιο οργανισμό πως είναι δυνατόν να χρησιμοποιήσει τις τεχνολογίες της τηλεσυνδιάσκεψης και να τις συνδέσει οργανικά στις δημόσιες υπηρεσίες. Είναι πολύ δύσκολο επειδή το δημόσιο αρνείται σθεναρά.
Επί του περιεχομένου της εγκυκλίου λοιπόν ο Υπουργός Εσωτερικών, Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης, Προκόπης Παυλόπουλος απέστειλε εγκύκλιο, σε εφαρμογή του ν. 3242/2004, για την τηλεδιάσκεψη ως μέσο συνεδρίασης συλλογικών οργάνων. Η εγκύκλιος έχει παραληφθεί από όλες τις υπηρεσίες του Δημόσιου αλλά και του ευρύτερου δημόσιου τομέα.
Το πλήρες κείμενο της εγκυκλίου έχει ως εξής:
Η τηλεσυνδιάσκεψη ως μέσο συνεδρίασης:
Με το άρθρο 6, παρ.7, του Ν.3242/04 (ΦΕΚ 102/Α/24-5-2004) «Ρυθμίσεις για την οργάνωση και λειτουργία της Κυβέρνησης, τη διοικητική διαδικασία και τους ΟΤΑ», δίνεται η δυνατότητα στα συλλογικά όργανα να κάνουν χρήση της τηλεδιάσκεψης ως εναλλακτικού τρόπου συνεδρίασής τους. Ο συντάκτης της εγκυκλίου ομολογεί πως η χρήση της τεχνολογίας, από την απλή χρήση ηλεκτρονικών μέσων όπως του υπολογιστή και του fax, μέχρι και τη συντονισμένη προσπάθεια για τη μελλοντική επίτευξη ολοκληρωμένων διοικητικών συναλλαγών, έχει αποδειχθεί απαραίτητη για την απλούστευση των διοικητικών διαδικασιών. Η χρήση της τηλεδιάσκεψης θα συνεισφέρει στην ταχύτερη και οικονομικότερη λειτουργία της Δημόσιας Διοίκησης πέρα από γεωγραφικούς και χρονικούς περιορισμούς.
Ο ορισμός της τηλεσυνδιάσκεψης κατά την έννοια της εγκυκλίου:
Ως τηλεδιάσκεψη νοείται η από απόσταση διάσκεψη, η αμφίδρομη δηλαδή επικοινωνία μεταξύ δύο ή περισσότερων ομάδων ή ατόμων μέσω συστημάτων ήχου, βίντεο ή υπολογιστών. Με την τηλεδιάσκεψη δίνεται η δυνατότητα σε ένα ή περισσότερα μέλη ενός συλλογικού οργάνου, αλλά και σε πρόσωπα άμεσα εμπλεκόμενα σε διάφορες περιπτώσεις (λ.χ. πολίτες που συμμετέχουν ή καλούνται από συλλογικά όργανα), να συμμετέχουν σε μία διάσκεψη χωρίς να είναι απαραίτητη η φυσική τους παρουσία στον χώρο συνεδρίασης των υπόλοιπων μελών του συλλογικού οργάνου.
Στην πιο απλή της μορφή η τηλεδιάσκεψη μπορεί να γίνει μέσω τηλεφώνου, με χρήση συσκευής ανοικτής ακρόασης. Στην περίπτωση αυτή δίνεται σε όλους τους συμμετέχοντες ένας κοινός αριθμός, τον οποίο καλούν την ώρα που έχει ορισθεί ως χρονικό σημείο έναρξης της συνεδρίας. Ο εξοπλισμός που απαιτείται για την ανωτέρω μορφή διάσκεψης είναι απλός και χαμηλού κόστους
Η πλέον προηγμένη τεχνολογικά μορφή τηλεδιάσκεψης, είναι αυτή που παρέχει ήχο και εικόνα, μέσω οθόνης που εγκαθίσταται στο χώρο που βρίσκεται ένας, ή και περισσότεροι εκ των συμμετεχόντων στη διάσκεψη. Η οθόνη αυτή μπορεί να είναι μικρή (εικονοτηλέφωνο) ή μεγαλύτερη (οθόνη υπολογιστή με εγκατεστημένη κάμερα, ή μεγάλη οθόνη τηλεδιασκέψεων). Η ανωτέρω μέθοδος εφαρμόζεται ήδη στις Ένοπλες Δυνάμεις (ΓΕΕΘΑ), σε νοσοκομεία (για περιπτώσεις παρακολούθησης χειρουργικών επεμβάσεων), σε δίκες για την εκδίκαση υποθέσεων από δικαστήριο άλλης χώρας (δηλ. κατηγορούμενος ή μάρτυρας που διαμένει στην Ελλάδα, καταθέτει σε ειδική αίθουσα τηλεδιασκέψεων στην Ελλάδα χωρίς να παρευρίσκεται στην αίθουσα δικαστηρίου στις ΗΠΑ) καθώς και σε περιπτώσεις εξέτασης φοιτητών για την απόκτηση του διπλώματός τους. Επίσης έχουν ήδη εγκατασταθεί εικονοτηλέφωνα απλής τεχνολογίας σε Υπουργεία (Μεταφορών, Παιδείας).
Τεχνολογική αρχαιολογία:
Από την άποψη του μηχανολογικού εξοπλισμού η εγκύκλιος βρίσκεται πολύ μακριά από τις σύγχρονες τεχνολογίες. Βρίσκεται ακόμη στην εποχή του ISDN. Σύμφωνα με την εγκύκλιο η υπηρεσία της τηλεδιάσκεψης παρέχεται με το Δίκτυο I.S.D.N. (Intergrated Services Digital Network – Ψηφιακό Δίκτυο Ενοποιημένων Υπηρεσιών) το οποίο παρέχει τη δυνατότητα υποστήριξης τεσσάρων μορφών επικοινωνίας (φωνής, εικόνας, δεδομένων και κειμένου) και μπορεί να διασφαλίζει απολύτως την μυστικότητα της συνεδρίασης.
Προμήθεια υλικού:
Για την πραγματοποίηση τηλεδιάσκεψης μία υπηρεσία μπορεί είτε να προμηθευθεί μόνιμα τον απαραίτητο εξοπλισμό, είτε να ζητά (υπενοικιάζει) την εγκατάστασή του κατά περίπτωση. Το κόστος για την ενοικίαση του εξοπλισμού είναι προσιτό, αλλά αφορά τις υπηρεσίες που θα χρησιμοποιούν την τηλεδιάσκεψη σπανιότερα: Το κόστος για την ενοικίαση εικονοτηλεφώνου είναι 60-70 ευρώ περίπου, το κόστος για την εγκατάσταση της γραμμής που θα μεταφέρει ήχο και εικόνα από ένα συγκεκριμένο σημείο είναι 40-50 ευρώ (συνολικά για όλο το διάστημα που θα χρειαστεί ), ενώ στα ανωτέρω ποσά θα πρέπει να προστεθεί και το κόστος του τεχνικού της εταιρείας που θα παράσχει τη ανωτέρω υποστήριξη.
Δημιουργία αιθουσών τηλεσυνδιασκέψεων:
Ο δημόσιος τομέας δεν συμμαζεύεται με τίποτα. Ακόμη δεν έγιναν τηλεσυνδιασκέψεις και προβλέπεται η δημιουργία σημείων για τη τηλεσυνδιάσκεψη. Η εγκύκλιος αναφέρει ενδεικτικά πως θα μπορούσαν σε πρώτο στάδιο να δημιουργηθούν αίθουσες με εξοπλισμό τηλεδιάσκεψης σε σημεία – κλειδιά που θα μπορούσαν να εξυπηρετήσουν μεγάλο μέρος υπηρεσιών της δημόσιας διοίκησης και των πολιτών. Με την ύπαρξη τέτοιων σημείων με εξοπλισμό τηλεδιάσκεψης οι πολίτες που θα χρειάζεται λ.χ. να παραστούν ως μάρτυρες σε υπόθεση που εξετάζεται από Τοπική Διοικητική Επιτροπή του ΙΚΑ δεν θα υφίστανται το κόστος των μετακινήσεων προκειμένου να καταθέσουν, γεγονός που συχνά τους αποθαρρύνει από το να προσέλθουν στην αντίστοιχη επιτροπή που εξετάζει μία υπόθεση. Ο πολίτης θα μπορεί να προσέρχεται στην πλησιέστερη δημόσια υπηρεσία, αποφεύγοντας την κάλυψη μεγάλων αποστάσεων και το κόστος (οικονομικό ή άλλης φύσεως) προκειμένου να έρθει σε επαφή με τη διοίκηση.
Και ο συντάκτης της εγκυκλίου καταλήγει στο αυτονόητο: Άποψη της υπηρεσίας μας είναι ότι η τηλεδιάσκεψη μπορεί να διευκολύνει πολύ την επικοινωνία μεταξύ μελών συλλογικών οργάνων, ιδιαίτερα μάλιστα όταν παρουσιάζονται περιστατικά που πρέπει επειγόντως να εξετασθούν. Ιδιαίτερα δε για τις νησιωτικές και παραμεθόριες περιοχές της χώρας, θεωρούμε ότι είναι απαραίτητη η δημιουργία της κατάλληλης κτιριακής και τεχνολογικής υποδομής που θα παρέχει τη δυνατότητα άμεσης επικοινωνίας τόσο με την Κεντρική Διοίκηση, όσο και μεταξύ τους.
Αντί συμπερασμάτων ας αναφερθούμε στους τεχνικούς περιορισμούς: Το δίκτυο ISDN είναι πολύ αργό για να υλοποιήσει μία τηλεσυνδιάσκεψη. Υπάρχουν ήδη δίκτυα ευρείας ζώνης. Αυτά μπορούν να χρησιμοποιηθούν αφού βεβαίως πριν ο ΟΤΕ φροντίσει να είναι διαθέσιμα σε όλη την Ελλάδα. Δεν χρειάζονταν ειδικά σημεία για τις τηλεσυνδιασκέψεις. Η τεχνολογία έχει βρει λύσεις για κάθε ανάγκη. Όταν η επικοινωνία είναι ψηφιακή τότε η έννοια των πρακτικών αλλάζει.
Σε ότι αφορά τους ανθρώπους με αναπηρίες αυτή η νέα μέθοδος συνδιασκέψεων θα αποδώσει πολλά προς όφελός τους. Στο πλαίσιο αυτών των νέων τεχνολογιών επικοινωνίας η εξομοίωση των ανθρώπων με αναπηρίες με τους ικανούς σωματικά προκύπτει ως αυτονόητη. εάν η κρατική μηχανή λειτουργήσει τότε είναι πλέον βέβαιο πώς αυτή η μορφή διασκέψεων θα διευκολύνει όλους τους ανθρώπους με αναπηρίες επειδή θα περιορίσει δραστικά τις μετακινήσεις τους. Μακάρι να εφαρμοστούν στην πράξη.